Como empresario, seguro que eres consciente del aumento exponencial en la documentación física que se produce en tu negocio. Con la digitalización de contratos y de otros documentos, puedes evitar que el almacenamiento en papel se convierta en un proceso complejo y elevadamente costoso.
Pérdidas de tiempo a la hora de encontrar el informe adecuado, limitaciones del espacio físico en nuestras oficinas… Podemos solucionar estos y otros problemas con un servicio de digitalización de empresas.
En este artículo, te diremos en qué puede ayudar a tu compañía una correcta digitalización de facturas, contratos y todo tipo de documentos esenciales en el funcionamiento diario de tu organización.
Beneficios de la digitalización de facturas y documentos
Muchas son las ventajas de contar con este tipo de servicios digitales. Entre las más destacadas, podemos citar las siguientes:
– Aumento de la seguridad. Lo que antes se encontraba en un archivo, ahora puede estar protegido mediante claves de acceso y diferentes restricciones en función de la autoridad del empleado. De este modo, se reducen las posibilidades de pérdida o de sustracción de documentos.
– Podemos acceder a la información a través de un móvil o de cualquier otro dispositivo.
– Es ecológico, sostenible y abarata los costes de impresión. Digitalizando los documentos, no gastaremos dinero en papel, impresoras y accesorios y, además, ayudaremos a proteger el medioambiente.
– Es posible compartir la información con nuestros clientes de forma mucho más rápida.
– Se produce un ahorro en gastos de mantenimiento. Recuerda que disponer de una gran cantidad de archivos supone ocupar un gran espacio en nuestras oficinas y nos obliga a tener una persona encargada de su mantenimiento.
– No se deteriora la documentación con el paso del tiempo. Gracias a la digitalización de empresas, evitamos los riesgos del degradado de nuestra información.
Factores a tener en cuenta en la digitalización de empresas
Realizar el cambio que supone que toda tu documentación física se convierta en digital es una tarea que conviene programar y que debe tener en cuenta ciertos aspectos.
Para realizar el proceso de forma correcta, has de conocer cómo funciona tu organización interna y externamente. El equipo directivo es un factor fundamental para proceder a la digitalización de toda la documentación. En este sentido, es necesario que haya una persona encargada de liderar esta transformación.
Al mismo tiempo, has de encontrar a los profesionales con el perfil adecuado para poder redefinir los procesos, poner en práctica las modificaciones y detectar las necesidades que se requieran para poder llevar a cabo la tarea.
Por otro lado, también podemos acudir a un servicio de digitalización y gestión documental experimentado que se encargue de ayudarnos con la digitalización de contratos, facturas y todo tipo de documentación de nuestra empresa. De este modo, conseguiremos aumentar la productividad y la rentabilidad de nuestra organización.
